Rechnungen erstellen, aber richtig!

Die Erstellung von Rechnungen gehört zu den wichtigsten, wenn auch weniger beliebten Aufgaben in einem KMU. Trotzdem wird oft auf sie vergessen oder es schleichen sich Fehler ein, die Probleme verursachen können. Erfahren Sie in diesem Artikel von unserem Lobby der Mitte Vorstands-Mitglied Mag. Michael Kunz, BMA nützliche Tipps für Selbstständige zur einfachen, schnellen und vor allem fehlerfreien Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.

Rechnungen erstellen und verwalten

Die Bestandteile einer Rechnung unterscheiden sich, je nachdem ob es sich um eine Kleinbetragsrechnung (Rechnung, deren Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer 400 Euro nicht übersteigt) handelt oder nicht. Eine Kleinbetragsrechnung muss folgende Elemente enthalten:

1. Name und Anschrift des Leistenden
2. Ausstellungsdatum
3. Tag der Leistung(en)
4. Beschreibung der Leistung oder Lieferung (Art und Umfang)
5. Entgelt für die Leistung/Lieferung und Steuerbetrag in einer Summe
6. Steuersatz bzw. ​Hinweis auf Befreiung​ oder​ ​Übergang der Steuerschuld

Handelt es sich um keine Kleinbetragsrechnung, müssen zusätzlich folgende Punkte enthalten sein:
1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
2. UID-Nummer des Leistenden
3. Fortlaufende Rechnungsnummer
4. Steuerbetrag (und Nettobetrag des Entgelts)
5. Bei Beträgen über € 10.000 (inkl. USt.): UID-Nummer des Leistungsempfängers

Sinnvoll ist die Nutzung einer Rechnungssoftware für mehr Effizienz bei der Rechnungsstellung

Statt Ihre Rechnungen manuell zu verfassen und per Post zu verschicken, gibt es die Möglichkeit, auf ​e-Rechnungen​ umzusteigen, die mithilfe einer Rechnungssoftware mit wenigen Klicks erstellt und versandt werden können. In erster Linie bringt sie mehr Zeit und Komfort.

Im Detail betrachtet spart die Verwendung einer Rechnungssoftware Zeit und Mühen auf vielfache Weise:

● Die Erstellung und der Versand von e-Rechnungen laufen zu einem Großteil automatisch ab und nehmen daher nur einen Bruchteil der Zeit ein, die der traditionelle Weg der Rechnungsstellung beansprucht.
● Wiederkehrende Rechnungen​ müssen nur einmalig erstellt werden, bevor sie regelmäßig automatisch generiert werden.
● Durch die schnellere Zustellung der Rechnungen werden auch Zahlungen schneller abgewickelt und Fristen eher eingehalten.
● Die Verwaltung der Rechnungen wird um ein Vielfaches vereinfacht. So ist zum Beispiel auf einen Blick ersichtlich, welche Rechnungen noch offen sind bzw. welche bereits bezahlt.
● Bei Zahlungsverzug des Kunden erinnert Sie die Rechnungssoftware automatisch an die ausstehende Zahlung. Mit nur einem Klick können Sie anschließend die offene Rechnung in eine ​online Mahnung​ ​umwandeln.

Durch den Umstieg auf das einfache und schnelle e-Billing fallen Bearbeitungskosten sowie Kosten für Material, Druck und Porto weg.

Förderung der Kundenbeziehungen
Die Verwendung einer Rechnungssoftware fördert auch die Beziehung zu Ihren Kunden auf mehrfache Weise: Erstens machen die professionell aussehenden Geschäftsdokumente und die rasche Rechnungszustellung einen seriösen Eindruck. Zweitens umfasst eine gute Rechnungssoftware meistens auch ​CRM​ (Customer-Relationship-Management), welches eine effiziente Kundenverwaltung wesentlich erleichtert. Die Kundenbeziehungen können durch übersichtliches Kunden- und Auftragsmanagement systematisch gestaltet werden.

Schutz der Umwelt
Durch die Verwendung von e-Rechnungen kann auf Transportwege und Material (Papier, etc.) verzichtet werden. Folglich verringert sich der CO2 Fußabdruck um 63% im Vergleich zu manuellen Rechnungen, da pro Rechnung ganze 40 Gramm CO2 gespart werden können!

KONTAKT:
Mag. Michael Kunz, BMA
everbill GmbH
Alliiertenstraße 1/28, A-1020 Wien
Tel: +43 (1) 522 53 03
info@everbill.com
www.everbill.com

ZU ANGEBOT UND UNTERNEHMEN
Die Finanz- und​ Buchhaltungssoftware​ von everbill bietet alles in einem: Rechnungssoftware, CRM und vieles mehr. Von der Angebotserstellung über den Versand von Rechnungen und Lieferscheinen bis zur Lagerverwaltung und der Darstellung von Statistiken zum Unternehmenserfolg können Sie alle Prozesse kinderleicht und von überall über die Cloud basierte Software abwickeln. Die Abläufe sind übersichtlich dargestellt und zu einem Großteil automatisiert. Somit kosten sie Sie nur mehr einen Bruchteil der Zeit, die Sie bisher dafür gebraucht haben. Zusätzlich kann die Software um eine ​online Registrierkasse ​erweitert werden, die all Ihre Umsätze gesetzeskonform aufzeichnet.

Das Unternehmen everbill hat es sich zur Aufgabe gemacht, Selbstständigen den Arbeitsalltag zu erleichtern und ihnen so mehr Zeit zur Verfügung zu stellen, die sie z. B. ihren Kunden widmen können. Neben der ​ERP Software​ wird diese Mission durch das everbill Online Magazin erfüllt, das jede Woche neue Beiträge veröffentlicht, die für Unternehmer interessante Themen und hilfreiche Tipps beinhalten.

ZUR PERSON MICHAEL KUNZ
Michael Kunz ist er einer der gefragtesten Startup-Coaches, ein erfolgreicher Serial Entrepreneur und ein innovativer Software-Unternehmer. Er ist Vorstands-Mitglied bei unserer Lobby der Mitte sowie Gründer und Geschäftsführer der eine starke KMU-Buchhaltungssoftware anbietenden everbill GmbH. Und er ist Chef eines der meist besuchten Online KMU-Ratgeber-Magazine „everbill Magazin“. 

Er studierte Betriebswirtschaftslehre und hält einen Bachelor of Multimedia Arts. Neben einer intensiven Silicon Valley Praxis-Ausbildung und -Erfahrung wurde er u.a. auch mit dem Multimedia Staatspreis ausgezeichnet. Als Geschäftsführer des Onlinedienstes everbill hilft er mittelständischen Unternehmen mittels Software Ihre Finanzen verwalten zu können. Dort führt er auch sein bekanntes „everbill-Magazin“ mit besten Tipps für Selbständige, Freelancer und KMU. Als „Serial Entrepreneur“ gründete und leitete er Firmen wie Schwer Records (Plattenlabel), Hip Teens (Abnehmen für Kinder und Jugendliche), Blue Monkeys (Full Service Digital Agentur), Epunet & Eputime, Time-Tracking und Fakturierung für KMU oder Ticketgarden.

KMU und Start-Ups zu unterstützen ist sein Leben.